【ビジネスメール】好印象!打ち合わせの日程調整メールの例文

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こんにちは、MAGIC FLAVOR 編集部です。

上司やお客さんへの打ち合わせの日程調整メールを送るのは緊張しますよね。私も最初は緊張しました。

今回は、初めての打ち合わせ日程調整メールを送る人向けにメールの書き方をお話したいと思います。 メールの印象でビジネスのやりやすさは大きく変わりますよ。

目次
  1. 打ち合わせの日程調整メールの基本
  2. 日程調整がスムーズに進むと?
  3. 日程調整メールの例文
  4. 最後に

1. 打ち合わせの日程調整メールの基本

ビジネスメールで大切なのは、要点を絞って簡潔なメールに仕上げることです。次の要点に注意してみましょう。

相手の休憩時間や始業、終業時間に配慮して日程を調整することが大切です。

メールの要点 説明
日時 打ち合わせの開催日時を書きます。必ず開始時間と終了時間を書きましょう。
終了時間を明記しておくことによって、相手の次の予定に配慮することができます。
場所 場所には必ず、どこの建屋のどこの会議室で開催するのかを明記しましょう。同じ建屋の人なら建屋名は省略しても良いと思うかもしれませんが、後で建屋外の人が追加になる可能性があります。
なるべく場所は具体的に書いた方が親切です。
打ち合わせ内容 打ち合わせ内容を相手にわかりやすいように簡潔に書きましょう。
打ち合わせの議題を箇条書きにしてメールを送ってあげると親切です。
事前送付資料 打ち合わせで使用する資料があれば事前送付しましょう。相手も情報を整理する時間が必要です。
時間にゆとりをもって、1日前までにメールを送信することで相手への配慮をすることができます。
持ち物 パソコンや資料など、持ってきてほしいものを書きましょう。打ち合わせが始まってしまうと持ち物を取りに行くのは難しいですし、時間のロスが大きいです。
「打ち合わせに持ってくるだろう」と思い込まず、メールに具体的な持ち物を書いておくと親切です。

 

2. 日程調整がスムーズに進むと?

日程調整がうまく進むと打ち合わせもスムーズに進みます。メール送信の段階から打ち合わせは始まっているといっても過言ではないでしょう。

特に重要な会議ほど、打ち合わせの日程調整メールを送るタイミングを早めると相手も余裕を持って準備することができます。

 

3. 日程調整メールの例文

社内編

〇〇さん

お疲れ様です。
△△(名前)です。

◇◇の商品開発プロジェクトですが、下記の内容について打ち合わせをさせて頂きたく、 よろしくお願いします。打ち合わせの日程を3点ご提案いたしますので、ご都合の良い日時をご返信いただければと思います。

日時①:2019/10/01 10:00〜11:00
日時②:2019/10/02 13:00〜14:00
日時③:2019/10/03 09:00〜10:00
場所:〇〇オフィス 2F 〇〇会議室
持ち物:ご自身のパソコンを持参ください。

打ち合わせ内容 ◇◇の商品開発プロジェクトの企画について
  ※詳細については、添付ファイルの事前送付資料をご覧ください。

以上、よろしくお願いいたします。

社外編

株式会社〇〇 〇〇様

お世話になっております。
株式会社☆☆の△△(名前)です。

◇◇の商品開発プロジェクトの試作を行いましたので、確認の場を設けさせていただきたく、 ご参集いただければと思います。打ち合わせの日程を3点ご提案いたしますので、ご都合の良い日時を返信いただければと思います。

日時①:2019/10/01 10:00〜11:00
日時②:2019/10/02 13:00〜14:00
日時③:2019/10/03 09:00〜10:00
場所:〇〇オフィス 2F 〇〇会議室
持ち物:資料はこちらでご用意いたしますので、持ち物は不要です。

打ち合わせ内容 ◇の商品開発プロジェクトの試作について
 ※詳細については、添付ファイルの事前送付資料をご覧ください。

よろしくお願いいたします。

 

4. 最後に

いかがでしたでしょうか?
ビジネスでメールは欠かせない存在となっています。メールは口頭と違い記録に残ります。便利な反面、しっかり内容を考えて慎重に送信を行いたいですね。

最後までお読みいただきありがとうございます。よろしければ参考にしてみてくださいね。

 

画像提供:ぱくたそ様より